Fundamentos de
Administración
Unidad 3, Actividad 2
Áreas Estratégicas
Prof. Jorge Sainz Benavides
martes, 6
de septiembre de 2016
Alumno: Rixio Danilo Iguarán Chourio
Matricula: ES1611301126
Programa educativo: Desarrollo de Software
Nivel: Licenciatura
Introducción
E
|
l análisis de las áreas de
función dentro de un entorno de producción nos ofrece la posibilidad de ampliar
nuestros criterios de detección y corrección de posibles problemas dentro de
estas; ya que dentro del entorno de producción, se encuentran operativas y ya
están establecidos los procedimientos o parte de ellos lo que nos facilita
identificar los vicios administrativos y algunas otras deficiencias.
Durante el desarrollo de
esta actividad, mi intención será analizar los procesos principales de las
diferentes áreas de funciones que componen la empresa seleccionada,
proporcionando información y estableciendo una propuesta objetiva que ayude a
la eficiencia de las mismas; como de costumbre siguiendo muy de cerca las
instrucciones de mi docente y de conformidad con lo establecido por la
asignatura.
Índice
Tabla de contenido
Áreas
Estratégicas
Instrucciones:
Esta actividad tiene el propósito de que identifiques las
funciones que desempeñan las áreas funcionales de mercadotecnia, operaciones, y
administración y finanzas de una organización. Para ello se solicita realices
lo siguiente:
1. Retoma la información de la empresa, organización,
microempresa, célula empresarial o comercio de tu comunidad que visitaste como
parte de la unidad 2 y elabora un documento donde describas detalladamente las
actividades que realizan las áreas funcionales de mercadotecnia, operaciones, y
administración y finanzas. Incluye la evidencia de investigación (documentos,
videos, imágenes, fotografías, manuales, diagramas, entrevistas, etc.).
2. Realiza una propuesta de aquellas actividades que la
empresa omitió o no aplica correctamente de acuerdo a lo que has aprendido.
3. El formato para que entregues tu aportación será en un documento
en Word. Arial 11, interlineado 1.15, justificado.
4. Consulta la Rúbrica de evaluación para que conozcas cómo
será evaluada tu aportación, la cual encontrarás en el aula virtual.
5. Publica tu aportación en el blog de la unidad y espera
comentarios de alguno(a) de tus compañeros(as), además deberás comentar una de
las aportaciones hechas por ellos(as). Elabora una nueva versión enriquecida
con los comentarios realizados por tu compañero(a). Si tienes duda de cómo
crear tu blog puedes consultar al docente en línea.
6. Guarda la nueva versión de tu trabajo con la nomenclatura
IFAM_U3_A2_XXYZ. Sustituye las XX por las dos letras de tu primer nombre, la Y
por la inicial de tu apellido paterno y la Z por la inicial de tu apellido
materno y envíalo a la sección de Tareas. El docente en línea te enviará la
retroalimentación correspondiente para que identifiques áreas de mejora.
Retoma la información de la empresa, organización,
microempresa, célula empresarial o comercio de tu comunidad que visitaste como
parte de la unidad 2 y elabora un documento donde describas detalladamente las
actividades que realizan las áreas funcionales de mercadotecnia, operaciones, y
administración y finanzas. Incluye la evidencia de investigación (documentos,
videos, imágenes, fotografías, manuales, diagramas, entrevistas, etc.).
La
empresa que me propuse analizar en la unidad anterior fue el Fondo de Empresas
de la Universidad Veracruzana A.C., localizado en la ciudad de Xalapa,
Veracruz, debido a que tiene una estructura administrativa bastante amplia y
sólida que me permitirá establecer criterios concretos sobre el proceso
administrativo; es una organización creada para coadyuvar al cumplimiento de
los fines de la Universidad Veracruzana, con la cual se coordina para la
realización de actividades de administración de empresas universitarias con
viabilidad técnica y rentabilidad financiera que generan un impacto social
favorable, especialmente para la comunidad universitaria.
Área de mercadotecnia
El
área de mercadotecnia, no existe actualmente dentro de la organización,
justificado en que el público al que van dirigidos nuestros productos y
servicios es un público cautivo, ya que corresponde a la comunidad
universitaria; se plantea que los productos de las unidades productivas vallan
adquiriendo fuerza dentro del comercio en general, pero es una idea aun no
aceptada dentro de la propia universidad, lo que detiene un poco los procesos
de marketing y de las relaciones publicas con entidades de este sector.
Pese
a esto, se hace una propuesta para integrar a una de las unidades productivas a
este proceso en específico y consumir el producto que producimos, buscando
disminuir los costos de esta posible área.
Área de operaciones
Como
mencionábamos en las actividades pasadas; la empresa en estudio, cuenta con
diversas unidades productivas que se cubren determinados sectores del comercio,
enmarcadas siempre dentro de la comunidad universitaria; estas unidades
productivas conforman el cuerpo de producción y operación de la empresa, dentro
de los proyectos activos y que actualmente se encuentran posicionados en el
mercado universitario, podemos mencionar.
1. Transportes
Universitarios
Esta unidad productiva
ofrece a la Universidad Veracruzana el servicio de arrendamiento de vehículos
de transportación terrestre, con valores agregados superiores a los que ofrece
el mercado tradicional, con precios competitivos en el mercado. Este servicio
es la mejor alternativa de renta de vehículos, con una atención personalizada,
amable, cordial y comprometida para satisfacer las necesidades de movilización
vía transportación terrestre del personal universitario.
Además, cuenta con tres
autobuses que otorgan el servicio de traslado de la comunidad universitaria en
dos rutas interfacultades, Facultad de Humanidades – Campus Sur y Zona UV –
USBI; igualmente, se cuenta con el servicio de un camión de mudanza.
2. Tienda
Universitaria
Esta unidad productiva se
distingue por ser la única autorizada legalmente para realizar la explotación
comercial de las marcas institucionales de la Universidad Veracruzana y
Halcones UV. Actualmente posee una gran diversidad de ropa y artículos
promocionales con la marca de nuestra máxima casa de estudios, que coadyuvan a
estrechar los lazos de identidad y sentido de pertenencia a la Universidad
Veracruzana. La Tienda UV se mantiene siempre con una imagen fresca, juvenil y
con mercancía a precios accesibles para la comunidad universitaria y el público
en general.
La Tienda UV tiene su matriz
en Xalapa y tres sucursales: Boca del Río, Ixtaczoquitlán y Minatitlán.
Próximamente se inaugurará otra sucursal en Poza Rica.
3. Administradora
de Espacios Comerciales
A través de esta unidad
productiva, el Fondo de Empresas de la Universidad Veracruzana, A.C administra
los espacios universitarios ocupados con fines comerciales por particulares. Se
ofrecen diversos servicios como venta de alimentos, máquinas expendedoras,
papelería, fotocopiado, impresiones, internet, servicios bancarios, entre
otros.
Los espacios son otorgados a
través de contratos de arrendamiento donde se establecen condiciones de respeto
a normas, dependiendo del giro comercial, en materia de salud y nutrición
humana, higiene y conservación de alimentos, manejo de residuos sólidos y
líquidos, protección ambiental, protección civil, uso correcto de los servicios
públicos. Todo ello enfocado a favorecer un estilo de vida y de alimentación
saludable entre la comunidad universitaria y coadyuvar con la Universidad
Veracruzana en la prevención de riesgos sanitarios y de contaminación ambiental.
4. Administradora
de Actos Académicos
Ofrece servicios de
administración de actos académicos organizados por Facultades e Institutos de
la Universidad Veracruzana en todas sus regiones; tal es el caso de talleres de
titulación de nivel licenciatura, diplomados, cursos, conferencias y cualquier
acto académico de formación educativa o capacitación, así como la promoción e
impartición de cursos propios.
Para poder ofrecer este tipo
de servicios, el pasado 13 de Marzo del ejercicio 2015 se celebró con la Universidad
Veracruzana un Convenio Específico de Administración de Recursos y Servicios
del Programa de Educación Continua de la Universidad Veracruzana, destinado a
la realización de actos académicos de nuestra máxima casa de estudios.
5. Productora
de Espectáculos
Esta unidad produce,
administra y comercializa espectáculos artísticos de calidad, cuya innovación
creativa permite su presentación en escenarios de prestigio tanto en el ámbito
nacional como internacional, logrando puestas escénicas frescas, vanguardistas
y contemporáneas que atraen, envuelven e impactan al espectador.
En la actualidad se tienen
los espectáculos artísticos de danza “folklor fussion”: “Jarocho” y un nuevo
proyecto de espectáculo en proceso de creación que será lanzado hacia finales
del 2016.
Además, se vincula con los
grupos artísticos de la Universidad Veracruzana para administrar y
comercializar la gama de opciones que éstos ofrecen.
6. Limpieza
Especializada en Recintos Culturales
Brinda un servicio
especializado de limpieza en espacios culturales de la Universidad Veracruzana
donde se presentan arte y objetos de interés histórico. Este servicio se
realiza con personal capacitado para el especial cuidado de los inmuebles y sus
contenidos, con énfasis en la aplicación de técnicas de limpieza cuidadosas y
uso de productos respetuosos con el ambiente.
7. Operadora
de Fondos de Ahorro e Inversión
Concentra, por descuento vía
nómina, el ahorro de los trabajadores de la Universidad Veracruzana afiliados
al sistema. Los principales beneficios para quienes tienen la cultura del
ahorro en este sistema son: la obtención de rendimientos más altos de los que
pudiera lograr con instrumentos de ahorro individuales y la posibilidad de
acceder a préstamos en forma ágil, con una tasa de interés menor a la de las
instituciones bancarias y prestamistas.
Dentro de los valores
agregados que ofrece esta unidad productiva es la garantía de la plena
recuperación de los ahorros y sus rendimientos para los ahorradores, al contar
con un seguro que cubre cualquier contingencia donde se vea afectada la
regularidad de las aportaciones en la Operadora de Fondo de Ahorro e Inversión,
así como por imposibilidad legal y material en la recuperación de la cartera
vencida.
8. Proyectos
Universitarios
Realiza una administración
integral de los recursos vinculados a proyectos con rentabilidad financiera
positiva en coordinación con la Universidad Veracruzana.
En estos proyectos, la
Universidad Veracruzana se coloca como proveedora de servicios a terceros, ya
sean personas físicas o morales de los sectores público, privado o social, y de
cualquier ámbito, sea éste local, nacional e internacional.
9. Espacios
Publicitarios
Se enfoca en la explotación
publicitaria de los espacios físicos dentro de los campus universitarios y
espacios disponibles en los medios de comunicación impresa y digital de la
Universidad Veracruzana, de tal forma que los ingresos permitan la
autosustenibilidad financiera del Periódico Universo.
A través de la venta de
espacios para la publicidad comercial se busca conseguir una relación próxima
con el sector empresarial y con entidades sociales, que favorezca la
participación de los alumnos universitarios en empresas vinculadas, conseguir
patrocinios y generar contratos de investigación, entre otros beneficios.
10. Academia
de Artes
Es una organización
educativa que ofrece la mejor formación profesional en diversas disciplinas
artísticas: folklor práctico y teórico, ballet contemporáneo, jazz, danza
africana, bailes latinos, acrobacia aérea y de piso, así como flamenco. Por su
perfil, la Academia de Artes es un nicho creativo de nuevas expresiones
artísticas y profesionales de la danza, de un alto nivel de ejecución.
En este espacio se ofrecen
talleres, cursos, seminarios y diplomados que se vinculan a los Programas de Educación
Continua de la Universidad Veracruzana, llegando así a la comunidad
universitaria y a la población en general.
Área de administración y finanzas.
Esta
área funcional, se encuentra a si vez compuesta por las sub-áreas de
contabilidad y recursos humanos, ya que están relacionadas entre sí para
efectos de la empresa e incluso se encuentran físicamente dentro de la misma área,
las funciones que desarrollan a su vez cada una de ellas.
Contabilidad
•
Controla
el flujo de efectivo de las diferentes unidades productivas
•
Lleva
y captura la cronología de cargos y abonos contables
•
Configura
y manipula los diversos conceptos de facturación que se llevan dentro de las
unidades productivas
•
Asigna
los diferentes asientos contables
•
Manipula
y supervisa todo el perfil fiscal de la organización
•
Resguarda
la información contable durante los anteriores 10 años
•
Controla
las cuentas bancarias de la empresa
Recursos Humanos
•
Lleva
el control de la nómina de personal
•
Hace
de intermediario en los litigios entre el personal y la organización
•
Supervisa
y controla el perfil profesional de cada individuo dentro de la empresa
•
Implementa
y ajusta los controles de asistencias de la empresa
•
Vela
por el pago de los incentivos extras a las personas con menos percepciones
•
Ajusta
y hace correcciones sobre las faltas que comete el personal
•
Promueve
las condiciones de los contratos firmados por el personal y la empresa
•
Realiza
finiquitos y representa a la empresa dentro de los litigios legales
•
Mantiene
especial apego a las leyes y se ajusta a las modificaciones contractuales.
Realiza
una propuesta de aquellas actividades que la empresa omitió o no aplica
correctamente de acuerdo a lo que has aprendido.
En referencia a las
actividades de las diversas áreas funcionales y unidades productivas que
componen la organización y en función del mejoramiento del proceso
administrativo que tienen las mismas, propongo:
1. Área
de recursos humanos:
·
Propongo
valorar las cargas laborales de cada puesto y analizar la ampliación de la
plantilla de empleados en función de las mismas; tenemos áreas que operan con
una sola persona como es el caso de Caja y Cobranza; la cual solo dispone de su
coordinador para el control de los pagos de los más de 400 proveedores que se
tienen.
·
También
se propone ampliar el número de profesionales encargados de la propia área de
Recursos humanos, ya que se tiene a su coordinador que se encarga de los
procesos administrativos relacionados con todos los empleados de las 16
unidades productivas que se operan, teniendo en cuenta que solo la unidad
productiva “Productora de Espectáculos”, tiene registrados a más de 230
personas empleadas
2. Área
de finanzas (Departamento de contabilidad)
·
Se
propone mejorar el espacio de trabajo de los especialistas encargados de esta
área, ya que toda la información con historial de 10 años, la tienen presente
físicamente dentro de su espacio de trabajo; lo que ocasiona una sensación de
encierro y disminuye el rendimiento de esta área.
·
Mejorar
las líneas de comunicación de este departamento con las demás áreas o unidades
productivas de la empresa; ya que la información es muy hermética, si bien
controlan procesos y funciones delicadas que corresponden a la numerología de
la empresa, en algunas ocasiones se ha llegado a detener procesos por no contar
con la información necesaria de esta área.
·
Crear
mecanismos que hagan más eficientes los procesos de captura y registro de la
información contable, ya que en algunos casos el proceso de registro es manual
y se duplica el trabajo.
3. Área
de mercadotecnia.
Esta área dentro de la
empresa “No Existe”, por lo
que se propone delegar las funciones de Mercadotecnia a la unidad productiva
“Espacios Publicitarios UV”, que es una unidad especializada en las relaciones
publicas y en la manipulación de los espacios para la publicidad dentro de los
campus; así estaríamos invirtiendo recursos en una unidad de nuestro propio
dominio para nuestros fines de promoción.
4. Áreas
auxiliares (Informática, Servicios generales)
·
Mejorar
los procesos del departamento de informática, promoviendo las tendencias a la
toma de decisiones propias dentro de este departamento; es decir, dejar que los
expertos informáticos puedan tomar decisiones propias y generar autonomía
dentro de su departamento.
·
Analizar
las propuestas emitidas por el departamento técnico de formar una nueva unidad
productiva que se enfoque al sector tecnológico dentro de la comunidad
universitaria; abriendo una ventana de oportunidad para incrementar los
ingresos de la organización, al hacer competencia a las casas de distribución
de equipo tecnológico y contribuir con la comunidad universitaria, al
establecer buenos beneficios económicos con referencia a los servicios de
asesoría, reparación y mantenimiento de equipos dentro de las 5 regiones de la
universidad.
·
Permitir
una correcta delegación de actividades al área de Servicios generales, ya que
una persona se encarga de muchas actividades y se encuentra sobrepasada por
completo al ser responsable de cotizaciones, traslados, compras, intendencia,
mantenimiento y otros.
5. Área
de operaciones (Unidades Productivas)
El proceso de las unidades
productivas lo considero correcto, ya que cada una es independiente y su
personal se ajusta por completo a las necesidades de cada segmento de negocio
que se atiende, los gerentes de cada una de ellas, tienen una idea muy clara de
los objetivos que deben alcanzar y el cruce de información entre estas y la
administración central se encuentra correctamente establecido.
6. Dirección
General
Propongo que la dirección
general delegue eficientemente sus necesidades, ya que el propio director
general se encuentra sobrepasado en lo que a gestión se refiere, esta
saturación de pendientes dentro de este nivel jerárquico, ha traído
consecuencias evidentes relacionadas con la desatención de proyectos y ha
generado un ambiente de tensión sobre las áreas que se relacionan directamente;
es necesario ampliar el personal de apoyo a las labores de dirección ya que
solo se tiene a un asistente, con el cual es imposible entablar un
requerimiento o plantear una situación de forma directa ya que también se
encuentra superado por las actividades.
Conclusiones
H
|
emos identificado diversos
problemas dentro de la empresa propuesta para el estudio, y hemos sido capaces
de poder proporcionar una propuesta objetiva que se apegue a las necesidades y
objetivos de la organización.
Por otro lado, se nota
dentro de la empresa en estudio la falta inminente del recurso humano, lo que
ha derivado en problemas de exceso en las cargas de trabajo asignadas a las
áreas de funciones, incluyendo a la propia área de dirección; lo que representa
debilidades que deben ser corregidas buscando reforzar el propio proceso administrativo.
“No
hay secretos para el éxito. Este se alcanza preparándose, trabajando arduamente
y aprendiendo del fracaso”. (Colin Powell)
Muchas gracias
al lector.
Referencias Y Bibliografía
1.
José
Manuel Servín G., (N/A), “Áreas funcionales de una empresa”, recuperado el
06/09/2016 desde http://www.pymero.com.mx/2012/11/28/%C3%A1reas-funcionales-de-una-empresa/
2.
L.
Soriano Claudio., (2005), “Por qué fracasan las Pymes.” recuperado el
d06/09/2016 desde http://www.gestiopolis.com/por-que-fracasan-las-pymes/
3.
González
Hernández Nitsa Lilia, (2015), “Áreas funcionales de una empresa” recuperado el
06/09/2016 desde http://www.gestiopolis.com/areas-funcionales-de-una-empresa/
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